1. Responsable del tratamiento
ZAR es una agencia de seguros: intermediamos entre ti y las compañías aseguradoras para cotizar, asesorarte, gestionar la expedición, las renovaciones, los pagos y el acompañamiento en siniestros. La Gerencia de la agencia es el área responsable de atender las solicitudes sobre datos personales.
2. Marco legal
Esta política se rige por el artículo 15 de la Constitución Política, la Ley Estatutaria 1581 de 2012, el Decreto 1377 de 2013 y el Decreto 886 de 2014 (compilados en el Decreto Único Reglamentario 1074 de 2015), la Ley 1266 de 2008 cuando se trate de información financiera o crediticia, la Ley 2300 de 2023 sobre contacto con consumidores, y las instrucciones de la Superintendencia de Industria y Comercio (SIC). Si esas normas cambian, aplicaremos las que estén vigentes.
3. Definiciones
- Dato personal: cualquier información que te identifica o te puede identificar, como tu nombre, documento, celular o correo.
- Dato sensible: información que afecta tu intimidad o cuyo mal uso puede generar discriminación, por ejemplo los datos de salud.
- Titular: la persona a quien se refieren los datos.
- Responsable: quien decide sobre la base de datos y su tratamiento. En esta política, ZAR.
- Encargado: quien trata los datos por cuenta del responsable, como un proveedor tecnológico.
- Autorización: tu consentimiento previo, expreso e informado para que tratemos tus datos.
- Tratamiento: cualquier operación sobre los datos: recolección, almacenamiento, uso, circulación o supresión.
- Transmisión: comunicación de datos a un encargado, dentro o fuera de Colombia, para que los trate por cuenta de ZAR.
- Transferencia: envío de datos a otro responsable, dentro o fuera de Colombia.
4. Principios que aplicamos
Tratamos los datos con legalidad, finalidad, libertad, veracidad o calidad, transparencia, acceso y circulación restringida, seguridad y confidencialidad. En la práctica:
- Solo pedimos lo necesario para el servicio que solicitas.
- No vendemos ni alquilamos tus datos.
- Solo los compartimos con quien los necesita para prestarte el servicio.
- Las personas de la agencia y los proveedores que acceden a la información deben guardar reserva, incluso cuando termina su relación con ZAR.
5. Datos que tratamos
| Tipo | Ejemplos |
|---|---|
| Identificación | Nombre, tipo y número de documento, fecha de nacimiento, género. |
| Contacto | Celular, WhatsApp, correo, dirección y ciudad. |
| Del bien o riesgo asegurado | Placa y características del vehículo, datos del inmueble, actividad de la empresa, contratos que requieren pólizas de cumplimiento. |
| Laborales, económicos y pensionales | Ocupación, ingresos, aportes y saldos pensionales, cuando cotizas planes de pensión, ahorro o retiro. |
| De la póliza y el servicio | Pólizas, primas, pagos, cuotas, renovaciones, siniestros y el historial de nuestras conversaciones. |
| De conocimiento del cliente | La información que exigen las aseguradoras para prevenir el lavado de activos y la financiación del terrorismo (SARLAFT). |
Datos sensibles
Para cotizar o expedir seguros de vida, salud o accidentes, la aseguradora puede requerir información de salud, como la declaración de asegurabilidad. No estás obligado a entregar datos sensibles. Si lo haces, los usaremos solo para la cotización o expedición que pediste, los compartiremos solo con la aseguradora correspondiente y te pediremos una autorización expresa. Sin esa información algunas aseguradoras pueden no ofrecer el seguro. El formulario de nuestra página web no pide datos de salud.
Datos de niñas, niños y adolescentes
Solo tratamos datos de menores cuando son asegurados o beneficiarios de una póliza que solicita su representante legal, quien debe dar la autorización. Respetamos su interés superior y sus derechos fundamentales.
Datos de terceros
Si nos entregas datos de otras personas, por ejemplo beneficiarios, conductores o empleados en una póliza colectiva, declaras que tienes su autorización para hacerlo y para que los tratemos según esta política.
6. Para qué usamos tus datos
Para prestarte el servicio que pides
- Contactarte, entender qué necesitas, cotizar y presentarte opciones de varias aseguradoras.
- Tramitar con la aseguradora la expedición, modificación, renovación o cancelación de pólizas.
- Recordarte vencimientos, renovaciones y pagos o cuotas pendientes, y avisarte de novedades de tus pólizas.
- Acompañarte en la reclamación de siniestros.
- Atender tus peticiones, quejas y reclamos.
- Verificar tu identidad antes de darte información de tus pólizas.
Para cumplir la ley y gestionar la agencia
- Cumplir obligaciones legales, contables, tributarias y de prevención de lavado de activos.
- Responder requerimientos de autoridades.
- Llevar el control de comisiones, cartera y producción de la agencia.
- Elaborar estadísticas e indicadores internos, sin identificarte cuando no sea necesario.
Solo si lo autorizas (puedes negarte o retirarte cuando quieras)
- Enviarte información de otros seguros, campañas, novedades del sector y beneficios.
- Saludarte en fechas especiales, como tu cumpleaños.
- Invitarte a encuestas de satisfacción.
7. Herramientas automáticas y asistentes virtuales
Para responderte más rápido podemos usar un sistema de gestión de clientes (CRM), mensajes automáticos y asistentes virtuales en WhatsApp, redes sociales y la página web. Estas herramientas sirven para clasificar tu solicitud, darte información general, recordarte fechas y dirigirte al asesor que corresponde.
- Siempre puedes pedir que te atienda una persona del equipo.
- Las decisiones sobre si te aseguran, las coberturas, el precio y el pago de siniestros las toma la aseguradora. No las toma ZAR ni una herramienta automática.
- Antes de darte datos de tus pólizas por estos canales, verificaremos tu identidad.
8. Con quién compartimos tus datos
- Aseguradoras: las compañías con las que cotizamos o expedimos tu póliza. Ellas tratan los datos como responsables, según sus propias políticas.
- Intermediarios aliados: cuando pides opciones de aseguradoras con las que la agencia no tiene clave directa, compartimos los datos necesarios con el intermediario aliado que gestiona esa cotización. Te lo informaremos.
- Proveedores tecnológicos (encargados): servicios de alojamiento web, bases de datos, correo, mensajería (por ejemplo WhatsApp de Meta) y herramientas de productividad. Algunos tienen servidores fuera de Colombia, como en Estados Unidos. En ese caso hay una transmisión internacional, que hacemos con proveedores que ofrecen medidas de seguridad adecuadas y que solo pueden usar los datos para prestarnos el servicio.
- Financieras de primas, cuando decides financiar el pago de tu póliza.
- Autoridades que los soliciten en ejercicio de sus funciones legales.
9. Tus derechos
Estos derechos los puedes ejercer tú, tus causahabientes, tu representante o apoderado, o quien estipule a tu favor.
10. Cómo obtenemos tu autorización
Te pedimos autorización antes de tratar tus datos, por ejemplo:
- marcando la casilla del formulario web;
- por mensaje de WhatsApp o correo;
- en una llamada grabada;
- en un formato físico;
- con conductas que demuestren claramente que nos autorizaste, como escribirnos para pedir una cotización.
Guardamos la constancia de la autorización. No necesitamos autorización en los casos previstos en el artículo 10 de la Ley 1581 de 2012, por ejemplo para datos de naturaleza pública o por orden de autoridad.
11. Cómo y cuándo te contactamos
Según la Ley 2300 de 2023, te contactaremos solo por los canales que autorizaste (WhatsApp, llamada, SMS o correo) y en estos horarios:
- Lunes a viernes, de 7:00 a. m. a 7:00 p. m.
- Sábados, de 8:00 a. m. a 3:00 p. m.
- Nunca domingos ni festivos.
Los mensajes comerciales y de cobro respetan los límites de frecuencia de esa ley. Esos límites no aplican cuando nos escribes primero o cuando respondemos información que pediste. Puedes dejar de recibir mensajes comerciales en cualquier momento: responde "BAJA" o escríbenos.
12. Consultas y reclamos
Escríbenos a zarsegurosygestion@gmail.com o al WhatsApp +57 320 476 5197. Incluye tu nombre, tu documento, lo que pides y un medio para responderte. Primero verificaremos tu identidad.
| Solicitud | Plazo de respuesta |
|---|---|
| Consulta Conocer tus datos o cómo los usamos. | Hasta 10 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 5 días hábiles más. |
| Reclamo Corregir, actualizar o suprimir datos, revocar la autorización, o denunciar un incumplimiento. | Hasta 15 días hábiles. Si no alcanzamos, te avisamos el motivo y respondemos en máximo 8 días hábiles más. |
- Si al reclamo le falta información, te pediremos completarla dentro de los 5 días siguientes. Si pasan 2 meses sin respuesta tuya, entenderemos que desististe.
- Mientras se resuelve, marcaremos el dato como "reclamo en trámite".
13. Seguridad de la información
- Acceso con usuario y contraseña personal y verificación en dos pasos.
- Permisos según el cargo; por ejemplo, la información de comisiones solo la ve la Gerencia.
- Conexiones cifradas (HTTPS) y copias de seguridad.
- Compromisos de confidencialidad con el equipo y los proveedores.
Si ocurre un incidente que comprometa tus datos, lo informaremos a la SIC y, cuando corresponda, a ti.
14. Cuánto tiempo conservamos los datos
- Clientes: mientras exista la relación comercial y, después, el tiempo que exigen las normas comerciales, contables y de prevención de lavado de activos. Por regla general son 10 años para los soportes de las operaciones.
- Prospectos que no tomaron un seguro: hasta 2 años desde el último contacto, salvo que antes nos pidan suprimirlos.
Cumplido el plazo, eliminamos o anonimizamos la información.
15. Vigencia y cambios
Esta política rige desde el 12 de octubre de 2026. Si hacemos cambios importantes, en especial de las finalidades, los publicaremos en esta página y, cuando la ley lo exija, te pediremos una nueva autorización. Las bases de datos estarán vigentes mientras ZAR desarrolle su objeto social y durante los plazos de conservación de la sección 14.